Einwilligung in eine Datenbearbeitung und Datenweitergabe
A.
zwischen
Universität St.Gallen (HSG)
Dufourstrasse 50
CH- 9000 St. Gallen
Ressort Personal +41 71 224 39 46 und
Ihnen, im Rahmen der freiwilligen Teilnahme am Bewerbungsprozess der Universität St.Gallen (HSG) mit Nutzung des elektronischen Bewerbungsmanagementsystems «Cegid Talentsoft» mit allfälliger Verwendung einer elektronischen Entität zur Durchführung von Videointerviews. Beachten Sie hierzu auch die Informationen unter Punkt C.11.
B.
Hiermit erteile ich meine Einwilligung zur Datenbearbeitung zu den unter C.4. genannten Zwecken für den unter C.6. genannten Zeitraum und gebe in diesem Zusammenhang auch meine explizite Zustimmung zur Datenweitergabe an Dritte. Diese Einwilligungserklärung umfasst drei [3] Seiten.
C.1. DPO/ Auskunftstelle für den Datenschutz
Schweiz: datenschutz@unisg.ch
EU: RA Frank Diem fdiem@diempartner.de
C.2. Rechtsgrundlage der Datenerhebung
Datenschutzgesetz St. Gallen (DSGSG), sGS 142.1: Art. 4, Art. 5, Art. 11, Art. 13 Datenschutz Grundverordnung der EU (DSGVO/ GDPR): Art. 6, Art. 7, Art. 13
konkret:
Ihre freiwillige Einwilligung
C.3. Art der Erhebung und Bearbeitung der Daten
Mit Ihrer Teilnahme an dieser Art eines Bewerbungsprozesses werden personenbezogene Daten bearbeitet, welche von Ihnen über Eingabemasken oder das Hochladen von Dokumenten zur Verfügung gestellt werden, konkret:
Nachname, Vorname
Geburtsdatum
Nationalität
Pass/Identitätskarte
AHV-Nummer
Postadresse
Telefonnummer, E-Mailadresse
Arbeitsbewilligungsdaten
Tätigkeitsnachweise, Qualifikationsnachweise
Portraitbild (sofern geteilt)
Motivationsschreiben
Nach dem Hochladen von Dokumenten und Klicken des Buttons «absenden» werden diese Daten an den folgenden Lieferanten gesendet:
Cegid
52 Quai Paul Sédallian
F-69279 Lyon Cedex 9 - Société par Action Simplifiée - RCS Lyon 410 218 010
Sofern die Funktion «zeitverzögerte Interviews» innerhalb der Talentsoft Benutzeroberfläche verwendet wird, finden Aufnahmen in Bild und Ton statt. Diese Daten werden an den folgenden Lieferanten gesendet:
Visiotalent – 19D
7, Rue de L’Hôpital Militaire
F-59800-Lille
Die Lieferanten fungieren als Auftragsdatenbearbeiter und sind vertraglich über einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (ADV) gebunden. Sämtliche personenbezogene Daten sind der HSG sowie dem Auftragsdatenbearbeiter zugänglich. Eine Weitergabe der Daten an andere Dritte erfolgt nicht.
C.4. Zweck der Be- und Verarbeitung von personenbezogenen Daten
Zweck der Bearbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Beurteilung der Eignung für das Arbeitsverhältnis nach Personalgesetz St. Gallen (PersG), Art. 57 durch die HSG, um ein mögliches Arbeitsverhältnis auf universitätsgesetzlicher Grundlage zu begründen für eine mögliche Arbeitsvertragsanbahnung.
C.5. Länder und Orte in denen die Daten gespeichert werden
Ihre personenbezogenen Daten werden beim Lieferanten in der EU gespeichert.
Cegid: Deutschland
Visiotalent: Irland, Deutschland
C.6. Dauer der Speicherung
Die beim Auftragsdatenbearbeiter gespeicherten personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie es für die Erfüllung des Zwecks nach Punkt C.4. erforderlich ist.
Im Falle des Nichtzustandekommens eines Arbeitsverhältnisses werden sämtliche personenbezogene Daten in Talentsoft sowie Bild- und Tonaufnahmen in Visiotalent vier [4] Monate nach dem Zeitpunkt der Absage vollständig gelöscht.
Im Falle des Zustandekommens eines Arbeitsverhältnisses werden die personenbezogenen Daten, welche für die Erfüllung des Arbeitsvertrages durch die natürliche Person sowie die Administration desselben durch das Ressort Personal der HSG zwingend erforderlich sind, in HRM-Systeme der HSG eingespeist und zeitnah zu diesem Zeitpunkt sämtliche personenbezogenen Daten in Cegid Talentsoft vollständig anonymisiert. Bild- und Tonaufnahmen in Visiotalent werden zu diesem Zeitpunkt gelöscht.
C.7. Information über die Rechte von betroffenen Personen
Sie haben bzgl. Ihrer personenbezogenen Daten in Cegid Talentsoft jederzeit das:
- Recht auf Auskunft
- Recht auf Berichtigung oder Korrektur
- Recht auf Löschung der Daten
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
- Recht auf Datenportabilität (Datenübertragbarkeit)
- Recht auf Widerruf der zuvor erteilten Einwilligung zur Verarbeitung
Ihre Rechte können mit einer E-Mail an das Ressort Personal der HSG (hrservices@unisg.ch) geltend gemacht werden.
Bei Wahrnehmung des «Rechts auf Löschung», des «Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung» sowie bei dem «Recht auf Widerruf der zuvor erteilten Einwilligung» während eines laufenden Bewerbungsverfahrens werden immer sämtliche personenbezogenen Daten sofort nicht mehr prozessiert und innerhalb von fünf [5] Arbeitstagen gelöscht. Die ursprünglich erteilte Einwilligung wird ebenfalls gelöscht. Mit Bild- und Tonaufnahmen in Visiotalent wird analog verfahren.
Beachten Sie hierzu auch die Informationen unter Punkt C.11.
C.8. Beschwerderecht bei Behörden
Information über das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde:
Fachstelle Datenschutz Kanton St.Gallen
Regierungsgebäude
9001 St. Gallen +41 58 229 14 14
datenschutz@sg.ch
Bei Anwendbarkeit der DSGVO besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.
C.9. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling
Das Ressort Personal der HSG führt keine automatisierte Entscheidung und kein Profiling im Sinne einer Verhaltensvorhersage durch.
C.10. Cookies und Webtracking
Im Rahmen dieses Bewerbungsprozesses werden keine Cookies ohne explizite Einwilligung gesetzt oder Webtracking angewendet.
C.11. Weitere Informationen
Ihre Teilnahme an dieser Art eines Bewerbungsprozesses ist absolut freiwillig. Es werden Ihnen keinesfalls Nachteile entstehen, wenn Sie in dieser Form nicht daran teilnehmen möchten.
Ihre mögliche Rechtewahrnehmung nach einer Teilnahme an dieser Art des Bewerbungsprozesses gemäss Punkt C.7. führt nicht automatisch zu einem Abbruch des Bewerbungsverfahrens, sie beendet nur die Abbildung des Prozesses in dieser Form. Kontaktieren Sie das Ressort Personal der HSG (hrservices@unsisg.ch), um etwaige Abstimmungen vorzunehmen.
Die Universität St.Gallen ist zweisprachig (Deutsch und Englisch) und gemäss Art. 123 Abs. 1 des Universitätsstatuts (sGS 217.15) ist die Verwaltungssprache Deutsch. Nur die deutsche Fassung ist rechtsverbindlich.